Auswärtstätigkeit

• Die wichtigsten Fakten
• Wann können Sie Reisekosten absetzen?
• Erste Tätigkeitsstätte
• Sonderfall weiträumiges Tätigkeitsgebiet
• Sammelpunkt
• Verpflegungsmehraufwendungen
• Übernachtungskosten

Die wichtigsten Fakten:

• Anfang 2013 hat der Gesetzgeber das steuerliche Reisekostenrecht reformiert. Die Änderungen gelten erstmals für die Steuererklärung für das Jahr 2014.

• Wenn Sie aus beruflichen Gründen unterwegs waren, können Sie Ihre Ausgaben als Werbungskosten  von der Steuer absetzen.  Zu den Reisekosten zählen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Reisenebenkosten. Typische Beispiele für beruflich veranlasste Reisen sind Seminar-, Kunden- oder Messebesuche.

• Für die in diesem Zusammenhang entstandenen Fahrtkosten mit Ihrem privaten Fahrzeug setzen Sie entweder die Entfernungspauschale mit 30 Cent pro Kilometer ab oder – nachgewiesene – höhere Kosten.

• Für die Verpflegungskosten gibt es Pauschalen, diese sind gestaffelt nach der Dauer der Abwesenheit.

• Übernachtungskosten können Sie ebenfalls steuermindernd geltend machen. Sie müssen hierfür Nachweise (Belege, Quittungen) erbringen, da es  dafür keine Pauschbeträge gibt.

• Seit Anfang 2014 gelten neue Regelungen bezüglich der Verpflegungspauschalen und der Unterkunftskosten. Wenn Sie an mehreren Orten arbeiten ist der neu eingeführte Begriff „erste Tätigkeitsstätte“ wichtig.

Wann können Sie Reisekosten absetzen ?

Reisekosten können  als Werbungskosten abgesetzt werden, wenn sie durch eine berufliche Auswärtstätigkeit entstehen. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Sie vorübergehend außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte – seit 2014 ist das die „erste Tätigkeitsstätte“ – tätig sind.

Dass die Auswärtstätigkeit beruflich veranlasst war, müssen Sie nachweisen. Sie sollten daher die Reisedauer und den Reiseweg  durch ein Fahrtenbuch, Tankquittungen, Hotelrechnungen oder Schriftverkehr belegen können.

Erste Tätigkeitsstätte

Neu ist seit 2014 der Begriff der  ersten Tätigkeitsstätte.

Wenn Sie an mehreren Orten arbeiten, muss der Arbeitgeber festlegen, welcher Ort Ihre erste Tätigkeitsstätte ist. Es ist dabei unerheblich, wie lange Sie an diesem Ort pro Woche arbeiten und ob es sich um die Betriebszentrale handelt oder nicht.

Die Definition der ersten Tätigkeitsstätte entscheidet über die Fahrtkosten, die Sie für Ihre Fahrten insgesamt von der Steuer absetzen können. Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte dürfen Sie nur mit der Entfernungspauschale ansetzen: Pro Kilometer sind das 30 Cent – aber nur für die einfache Strecke. Für Dienstreisen zu anderen Arbeitsstätten können Sie dagegen beide Wege abrechnen: Das bedeutet, dass Sie für jeden Kilometer der Hin- und der Rückfahrt 30 Cent als Werbungskosten geltend machen können.

Wenn Sie mehrere Arbeitsstätten haben, bestimmt Ihr Chef, welche davon die erste ist. Das ist meist im Arbeitsvertrag festgelegt.

Wenn es nicht eindeutig geregelt ist, gelten folgende Kriterien: Von einer ersten Tätigkeitsstätte ist auszugehen, wenn Sie dort

- jeden Tag oder

- pro Woche zwei volle Tage oder

- mindestens ein Drittel Ihrer Arbeitszeit dauerhaft tätig  sind.

Wenn dies auf mehrere Ihrer Arbeitsstätten zutrifft, kann Ihr Arbeitgeber bestimmen, welche davon die erste Tätigkeitsstätte ist. Legt Ihr Chef keine erste Tätigkeitsstätte fest, bestimmt das Finanzamt den Arbeitsplatz als erste Tätigkeitsstätte, der Ihrem Wohnort am nächsten ist.

Sonderfall weiträumiges Tätigkeitsgebiet

Arbeitnehmer, die ihre berufliche Tätigkeit jeden Tag in einem weiträumigen Gebiet ausüben, können für die Fahrten von der Wohnung zu diesem Tätigkeitsgebiet nur die Entfernungspauschale von 30 Cent pro Kilometer für die einfache Strecke ansetzen. Das gilt beispielsweise für Postzusteller, Hafen- und Forstarbeiter. Dagegen sind zum Beispiel Bezirksleiter und Vertriebsmitarbeiter, die verschiedene Niederlassungen betreuen, oder mobile Pflegekräfte, die sich um verschiedene Patienten in deren Wohnungen in einem festgelegten Gebiet kümmern, sowie Schornsteinfeger von dieser Regelung nicht betroffen. Sie können also jeden tatsächlich gefahrenen Kilometer in ihrer Steuererklärung eintragen.

Sammelpunkt

Ein neuer Begriff in der Anlage N der Steuererklärung ist der Sammelpunkt. Er betrifft Arbeitnehmer, die keine festgelegte erste Tätigkeitsstätte haben, sondern ihre Arbeit von einem bestimmten Ort aus antreten. Das kann die Haltestelle für einen Bustransfer zur Firma sein oder für Piloten und Flugbegleiter der Flughafen. Die Fahrt zu diesem Sammelpunkt können sie nur mit der Entfernungspauschale geltend machen.

Verpflegungsmehraufwendungen

Weil der Gesetzgeber davon ausgeht, dass Sie auf Reisen mehr Geld für Ihre Verpflegung ausgeben müssen als zu Hause, können Sie Ihre Mehrausgaben für Verpflegung von der Steuer absetzen. Dafür sind feste Pauschalen vorgesehen, je nachdem, wie lange Sie unterwegs sind.

Ab 2014 gelten veränderte Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen:

Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte       Pauschbetrag in Euro

        mindestens 24 Stunden                                                       24 Euro

        weniger als 24, mindestens 8 Stunden                                12 Euro

Für den An- und den Abreisetag können Sie immer 12 Euro geltend machen - unabhängig von der Dauer der Abwesenheit.

Diese Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen sind verbindlich. Auch mit gesammelten Restaurantrechnungen können Sie keine höheren Kosten geltend machen.

Die Finanzämter berücksichtigen diese Verpflegungspauschalen nur in den ersten drei Monaten einer beruflichen Tätigkeit am selben Ort. Neu seit 2014 ist aber, dass diese Frist immer von vorne beginnt, wenn die Tätigkeit für mindestens vier Wochen unterbrochen wird. Es zählt also nur noch, wie lange die Unterbrechung gedauert hat, und nicht mehr, warum die Tätigkeit unterbrochen wurde, zum Beispiel wegen Urlaub oder Krankheit. Zeitlich unbefristet über drei Monate hinaus können Sie die Verpflegungspauschale geltend machen, wenn Sie beispielsweise als Paketzusteller in einem „weiträumigen Tätigkeitsgebiet“ unterwegs sind oder als Bauarbeiter ständig wechselnde Arbeitsplätze haben.

Wichtig ist, dass Sie die Kosten für die Verpflegung selbst getragen haben. In welcher Höhe Ihnen tatsächlich Kosten entstanden sind, wird zwar nicht geprüft. Der Werbungskostenabzug wird aber tageweise gekürzt, wenn Ihr Arbeitgeber Sie auswärts verpflegt hat.

Übernachtungskosten

Anders als bei den Verpflegungsmehraufwendungen brauchen Sie bei den Übernachtungskosten Einzelnachweise. Diese Kosten erkennt das Finanzamt in voller Höhe an, allerdings nur in den ersten vier Jahren (48 Monate). Danach sind die monatlichen Übernachtungskosten auf 1.000 Euro begrenzt. Nach einer Unterbrechung von sechs Monaten – egal, aus welchem Grund – können Sie die Kosten wieder über 1.000 Euro hinaus ansetzen. Die Begrenzung gilt jedoch nur in Deutschland und nicht im Ausland.

Wenn Sie eine Wohnung aus beruflichen Gründen gemeinsam mit Angehörigen nutzen, müssen Sie die Kosten nicht aufteilen, solange die Miete bei weniger als 1.000 Euro monatlich liegt. Ab 1.000 Euro müssen Sie die Kosten der alleinigen Nutzung nachweisen. In diesem Fall akzeptiert das Finanzamt die ortsübliche Miete für eine 60 Quadratmeter große Wohnung.